מזל טוב! התחלת להעסיק עובדים? מספר טיפים להתנהלות נכונה בנושא – מאת עורך דין גולן אשטון. בעקבות שינויים שחלו בחקיקה בשנים האחרונות הנוגעים למשפט העבודה, חלו שינויים מהותיים מבחינת נטלי ההוכחה החלים על מעביד. למעשה כיום מרבית נטלי ההוכחה הנדרשים לעניין תשלום זכויות חלות על המעסיקים. להלן מס' כלים בסיסיים, שיאפשרו לכם ניהול נכון.
הודעה על תנאי עבודה בכתב– רב המעסיקים סבורים, שהחובה הינה לערוך הסכם עבודה. אולם החוק מדבר על הודעה על תנאי עבודה בכתב, אשר יש לכלול בה מרכיבים מהותיים אשר קבועים בחוק ובתקנות. מסמך זה הינו מהותי ומהווה את לב העסקתו של כל עובד, ואשר חובה תוך 30 יום ליתן לעובד ממועד תחילת עבודתו, וכן במסגרת מסמך זה לעדכן כל תמורות בשכר העובד.
מסמך זה הינו מהותי, מאחר והוא אמור לעגן את תנאי השכר של העובד/ת ובכך למנוע מחלוקות ביחס לגובה השכר, אופן התשלום, חישוב זכויות, השכר הקובע, מהות עמלות/פרמיות שמשולמות. בהעדר קיומו של מסמך כזה, ומחלוקת לגבי שכר העובד, הנטל לסתור את טענות העובד, על המעסיק. לכן קיומו של מסמך זה יקנה הגנה מקסימאלית למעביד.
ניהול רישום של שעות עבודה– עד לחקיקת תיקון 24 לחוק הגנת השכר מיום 1.2.09, הנטל להוכיח עבודה בשעות נוספות הייתה על העובד (למעט חריגים שנקבעו בפסיקה). אולם לאחר תיקון 24 (אשר יזמה ח"כ שלי יחמיבויץ'), כיום הנטל להוכחת 60 השעות הנוספות בכל חודש עבודה הינה על המעביד, לאחר ה-60 שעות הנוספות הראשונות, חובת ההוכחה על העובד.
לכן ישנה חשיבות רבה לניהול רישום שעות עבודה אלקטרוני ו/או על ידי מערכת ביומטרית, אשר תתעד את שעות העבודה באופן מדויק, רצוי לציין זמני הפסקה במערכות אלה, לשם הוכחת זמני הפסקות במקום העבודה.
פנקס חופשה- בהתאם להוראות חוק חופשה שנתית, כל עובד זכאי לצבירת ימי חופשה בכל שנת עבודה בהתאם לקבוע בחוק. אולם החוק דורש ניהול פנקס חופשה, בו יהא תיעוד של תאריכי החופשה והתשלום בגינם.
הלנת שכר– מעבידים רבים נוטים לחשוב שהמועד החוקי לתשלום שכר הינו בכל עשירי לחודש, אולם מדובר בטעות יסודית. התשלום אמור להיות מבוצע עד ליום ה-9 לחודש. תשלום ביום ה-10 לחודש מהווה הלנת שכר.
ניהול תלושי שכר כדין– מאחר וכיום ישנה זכאות לקבלת פיצוי בגין תלושים שלא ערוכים כדין בסך של עד 5,000 ₪ לכל תלוש ללא הוכחת נזק, על מעבידים לוודא מול הנהלת החשבונות שתלושי השכר יהיו ערוכים כדין ויכללו בין היתר: שעות עבודה, פירוט שעות נוספות/שבת, ניהול ימי חופשה, ניהול ימי מחלה.ניהול נכון של תלושי שכר הינו חשוב מאוד למעבידים, בין היתר מאחר ובתי הדין לעבודה רואים לרב בנתונים הרשומים בתלוש ראיה לאמיתות תוכנם. ולכן חשוב שהרישום יהא מדויק.
הפקדות לקופת גמל– בהנחה שמדובר במעסיק שלא חל עליו הסכם קיבוצי ענפי ו/או צו הרחבה מכוחו. החל מיום 1.1.08 קיימת חובה עריכת פנסית חובה לעובדים, בהתאם לתנאים הנקובים בצו. כאשר חובת ההפרשה לגמל ופיצויים הינה לאחר חצי שנת עבודה, אלא אם לעובד קופה פעילה ממקום עבודה קודם, והנטל להוכחת נושא זה הינה על העובד. שימו לב שבהתאם לתיקון אחרון בשוק הביטוח, חובת ההפקדות לקופה הינה במועד תשלום השכר ו/או עד ליום ה-15 לאותו חודש. מדובר בשינוי מהותי, מאחר וקודם לכן ניתן היה להפקיד את הכספים לקופות תוך 30 יום ממועד הניכוי. איחור בהפקדות יחייב מעסיק בקנסות גבוהים וחשיפה לתביעות מצד חברות הביטוח במצב של פיגורים בהפקדות לאחר חצי שנת עבודה.
הליכי פיטורים– יש לבצע הליכי פיטורים מסודרים לעובד הכוללים מכתב זימון לשימוע מפורט, ניהול פרוטוקול שימוע מפורט, ומכתב פיטורים או מכתב על המשך עבודה, לאחר סיום הליכי שימוע.
נוהל שימוש ברכב- במקרה ויש לכם עובד שמקבל רכב מהחברה לעבודה, יש לוודא כי העובד חתום על נוהל שימוש ברכב, המתייחס לנושא קנסות, דו"חות חנייה, עבירות תנועה ותאונות. זהו מסמך מאוד חשוב שיאפשר למעביד לנכות כספים במקרה של נזק שגרם העובד.
מסמכי סיום העסקה-: מכתב אישור העסקה- בהתאם להוראת חוק הודעה מוקדמת, כל עובד אשר סיים לעבוד, חייב לקבל מסמך מאת המעסיק שמתאר את מועד תחילת העבודה ומועד סיומה, אי הנפקת מסמך שכזה יכולה להטיל חבות כספית/קנסות מאת משרד הכלכלה.
מכתב פיטורים- מסמך שעל כל מעביד ליתן לעובד לאחר פיטוריו.
טופס 161 ומכתבי העברת בעלות בפוליסות– מסמכים אלה מהותיים, כאשר אין חשיבות לעובדה אם עובד פוטר או התפטר (למעט מקרים חריגים של עבירות משמעת חמורות במקום העבודה וקיומם של תנאים לשלילת פיצויים). מסמכים אלה יש ליתן לעובד בהקדם ותוך 15 יום ממועד ניתוק יחסי העבודה, אחרת קיימת חשיפה להלנת פיצויי פיטורים.
לסיכום נבהיר כי העסקת עובדים, מחייבת תיעוד ורישום של נתוני העסקה על מנת לפעול על פי הוראות החוק ועל מנת להקנות לעצמכם הגנה מפני תביעות בבתי הדין לעבודה.
ניהול נכון של העסקת עובדים, יכול להוות גורם משמעותי בהקטנת הגשת תביעות כנגדכם, ו/או להוכיח את טענותיכם בבית הדין לעבודה ולסתור את טענות העובד.
