על טעויות שנגרמות בחברות, אחראי בדרך כלל המנכ"ל שמתוקף תפקידו אמון על הצלחות וכישלונות. בחברות שבהן הבעלים כופה על המנכ"ל מהלכים שונים, הבעלים הוא שאחראי לטעויות. במקרים אחרים מועצת המנהלים היא זו שמכתיבה מהלכים שגויים. אבל כמעט תמיד האחריות היא של המנכ"ל. אלו הן הטעויות הנפוצות ביותר שגורמות נזק רב לחברות:
- עבודה ללא תכנית שנתית רב שנתית.
תכנית רב שנתית יוצרת רצף בצמיחה שלנו ומאפשרת לנו לתכנן את ההשקעות בהתאם לתכנית. מי שעובד ללא תכנית מגיב לאירועים, במקום ליזום את מהלכי החברה.
עבודה ללא תכנון היא דרך בזבזנית ויקרה הרבה יותר.
- מכירה באוקיינוס אדום במקום באוקיינוס כחול.
אוקיינוס אדום הוא זירה שבה התחרות היא על מחיר. המתחרים מורידים את המחיר שוב ושוב עד שמגיעים לעבודה במחירי הפסד. מי שלא מצליח לצאת מהאוקיינוס האדום – סופו שיסגור את החברה.
אוקיינוס כחול הוא זירה בה יש לכם יתרון ייחודי ואתם מוכרים בלי תחרות.מכירה באוקיינוס כחול דורשת היכרות טובה של השוק, ויכולות פיתוח ותכנון.
- היצמדות לדרכי פעולה שהצליחו בעבר.
הסביבה העסקית משתנה כל הזמן. מי שממשיך להחזיק בשיטות ודרכי פעולה מהעבר יעבור מרווח להפסד.
תלמדו על שיטות העבודה המתקדמות ביותר. תצאו לימי עיון של משרד הכלכלה וגופים אחרים. תיעזרו במומחים מבחוץ ותבחנו איזה תמיכה אתם זכאים לקבל מהמדינה לצורך שדרוג שיטות העבודה.
- אין מבנה ארגוני שמפורסם וידוע לכולם.
זו אחת הטעויות הנפוצות ביותר. בהיעדר פרסום של המבנה הארגוני, עובדים ומנהלים אינם יודעים מי מנהל את מי ומי מדווח למי. יש עובדים שמקבלים הוראות סותרות משניים, שלושה ואפילו ארבעה מנהלים. ויש עובדים שכלל אינם מנוהלים.
הקפידו לשרטט את המבנה בצורה ברורה ופרסמו זאת ברחבי החברה.
כשמדובר בניהול מטריציוני, כלומר מנהל מקצועי ומנהל תפקודי – הקפידו שיהיה ברור לכולם מה תפקידו של כל אחד מהמנהלים.
אין מעקב על התשלומים וגביית החובות.
חברות רבות לא מנהלות מעקב שוטף על התשלומים. החובות מצטברים וחלקם לא ישולמו לעולם – עקב פשיטות רגל או סגירה. נהלו מעקב צמוד והקפידו להתקשר ללקוחות שלא שילמו כבר למחרת מועד התשלום.
- מנהלים ובעלי תפקידים אינם נמדדים.
במרבית החברות מנהלים ועובדים אינם נמדדים ואין להם יעדים.
לכל מנהל ולכל בעל תפקיד חייבת להיות הגדרת תפקיד בה מוגדר:
למי הוא מדווח, אילו תוצאות הוא נדרש להשיג, מהן הסמכויות שלו, על מה הוא נמדד ומהם היעדים שלו.
הגדרת יעדים ברורה ממקדת את המנהל והעובד באותו כיוון ומתאמת ציפיות בנושא ההצלחה.
- עבודה בלי תכנית עבודה שבועית.
מרבית החברות עובדות ללא תכנית שבועית מחייבת.
התוצאה היא שחסרים חומרים לייצור ונדרש לבצע רכישות והובלות דחופות ויקרות, או שמחזיקים מלאי יקר של חומרים, שחלקם יהפכו עם הזמן למלאי מת.
כאשר אין תכנית עבודה, סידור העובדים יהיה בחוסר או בעודף.
חשוב מאד למדוד את העמידה בתכנית העבודה השבועית ולהשתפר כל הזמן.
חברה שלא מצליחה לעמוד בתכנית העבודה השבועית מעל 80% נמצאת בצרה.
- לא מערבים את העובדים בהתייעלות ולא נעזרים בידע שלהם.
לכל עובד יש מידע וידע ייחודי. אי שיתוף העובדים בפתרון בעיות נחשב לאחד משמונת מוקדי הבזבוז. כאשר מקשיבים לעובדים ומשתפים אותם בפתרון בעיות זוכים בשלושה יתרונות חשובים מאד:
זוכים לקבל את הידע והמידע הייחודי שיש לכל אחד.
העובדים לומדים להכיר את מטרות החברה ונרתמים להשגתן.
המוטיבציה של העובדים מרקיעה שחקים.
- אין שיפור מתמיד.
הסביבה העסקית משתנה כל הזמן והתחרות מחריפה. המתחרים שלנו משתפרים ודוחקים אותנו החוצה. לא מעט חברות שהצליחו בעבר – הפסיקו להשתנות ולהתקדם וכתוצאה הן עוברות להפסד.
כדי לשמור על שיפור והתייעלות חשוב בראש וראשונה להציב מטרות ולמדוד את ההתקדמות, לשתף את העובדים ולהיעזר ביועצים חיצוניים.
- לא עובדים עם יועץ חיצוני.
מנהלים רבים חושבים שעבודה עם יועץ חיצוני מעידה עליהם שאינם טובים מספיק, ואפילו פוגעת בכבודם. זו טעות גדולה. בנושאים רבים למנכ"ל אין עם מי להתייעץ.
יועץ חיצוני הוא הכתובת לכך.
שנית, היועץ מגיע עם ידע נוסף לידע שיש לכם ועם ניסיון רב מאד ממקומות אחרים.
זאב רונן בעל 33 שנות ניסיון כמנכ"ל ויועץ למנכ"לים, חברות ועסקים ומחבר הספר החדש "ניהול ומנהיגות ארגז כלים למנהלים מצליחים". הספר הוא מדריך פרקטי מקיף למנהלים שמעוניינים ללמוד לשפר את העבודה שלהם ושל העובדים ולהגדיל את רווחיות העסק.
